4.2.2. Комплексы задач обработки путевых листов

 

4.2.2. Комплексы задач обработки путевых листов и товарно-транспортной документации

Обработка путевой и перевозочной документации включает в себя расчет оплаты выполненной транспортной работы, а также расчеты следующих итоговых показателей работы автотранспортного средства и водителя:

- время в наряде, исчисляемое с момента выхода автомобиля из гаража на автомобильные дороги общего пользования до его воз вращения на предприятие, организацию, в гараж за вычетом вре мени на обед и отдых (по данным путевого листа);

- время простоя, которое складывается из времени простоя под погрузкой-разгрузкой (по данным транспортных накладных), вре мени простоя на линии из-за технических неисправностей авто мобиля и по другим эксплуатационным причинам (по данным пу тевого листа);

- время в движении, которое составляет разницу между време нем в наряде и временем в простое;

- общий пробег (по данным путевого листа), определяемый по разнице между показателями спидометра при возвращении на предприятие, в гараж и при выезде из гаража;

- пробег с грузом, равный сумме расстояний перевозки грузов, указанных в транспортных (товарно-транспортных) накладных и других сопроводительных к грузу документах;

- пробег без груза, составляющий разницу между общим пробе гом и пробегом с грузом;

- фактический расход горючего (по данным путевого листа). Расход автомобилем горючего равен суммарному количеству

горючего, находившегося в баке автомобиля в момент выезда на работу и полученного за время работы (в том числе в виде талонов), за вычетом остатка, с которым автомобиль возвращается на предприятие, в гараж. Наряду с фактическим расходом горючего формой путевого листа предусматривается также фиксация расхода горючего по нормам, установленным для отдельных марок автомобилей. Сопоставление фактического расхода горючего с расходом по норме позволяет определить размер экономии или перерасхода горючего каждым водителем и в соответствии с этим производить доплату или удержания из заработной платы.

Планирование расхода горючего до недавнего времени проводилось на основе нормативов по автомобильному транспорту, утвержденных Департаментом автомобильного транспорта Минтранса РФ в 1993 г. В настоящее время во многих организациях используют другие ведомственные и собственные производственные нормы. Автоматизированная система должна иметь гибкую настройку норм расхода топлива в зависимости от марки машины, горючего, использования прицепов, специального оборудования, сезона и т.д.

Если в организации есть склад ГСМ, то водители заправляют топливо непосредственно в своем автохозяйстве. В противном случае им выделяют деньги, талоны, иные средства платежа для приобретения топлива. Возникает необходимость подсчета и списания этих средств. Ситуация осложняется из-за постоянных изменений цен на автозаправочных станциях.

Количество перевезенного груза определяется в тоннах по фактическому весу (масса брутто) перевезенного груза на основе накладных и других сопроводительных к грузу документов. Вес штучных, длинномерных, а также объемных грузов (дрова, лесоматериалы, песок, глина, известь и т. п.) может быть определен с помощью установленных для этой цели переводных коэффициентов; тонно-километры определяются путем умножения веса перевезенного груза на расстояние перевозки.

Путевая и перевозочная документация является также основанием для определения стоимостных показателей перевозок грузов по результатам работы за день (смену, рейс). К ним, в частности, относятся:

  • заработная плата водителя (рассчитывается по данным путе вого листа и прилагаемых к нему транспортным накладным), ко торая включает: оплату за количество перевезенного груза, отра ботанное время, выполненные при перевозке транспортно-экспедиторские операции, прочие работы и услуги, доплату (удержа ния) за экономию (перерасход) горючего, за качество обслужи вания потребителей, штрафы за нарушения условий выполнения задания и другие выплаты и удержания в соответствии с законода тельными актами и нормативными положениями, действующими на предприятии;
  • стоимость выполненной транспортной работы, которая рас считывается по каждой транспортной накладной. Основными со ставляющими итоговой стоимости являются стоимость перевозки грузов, доплаты за транспортно-экспедиторские операции, про чие работы и услуги, сумма налогов и сборов.

Из общей стоимости определяется плата, которую должен получить перевозчик от заказчика-плательщика за выполненные перевозки грузов и сопутствующие перевозке транспорт-экспедиторские операции и услуги. Результат расчетов стоимости транспортной работы фиксируется в соответствующем разделе транспортной накладной и служит основанием для выписки платежного документа заказчику-плательщику.

После обработки путевого листа и транспортных накладных третий экземпляр накладной вместе с платежным поручением направляется заказчику-плательщику, а четвертый экземпляр передается вместе с путевым листом в архив перевозчика.

Обработка информации по данным путевых и перевозочных документов обеспечивает проведение оперативно-технического учета, контроля и анализа деятельности перевозчика, а также составление статистической и бухгалтерской отчетности для органов государственного управления и контроля.

Рассмотрим ситуацию, сложившуюся в настоящее время на рынке специализированного ПО обработки путевой и перевозочной документации. Существует ряд фирм-разработчиков, предлагающих свою продукцию в этой области (табл. 4.1).

Как правило, все эти системы ориентированы на обработку путевых листов. В соответствии с планом перевозок на каждый автомобиль выписывается путевой лист установленной формы, который является основным первичным документом для учета работы и, одновременно, документом, удостоверяющим право перевозки груза. Существует много различных форм путевых листов: для легкового автомобиля (форма № 3), для легкового такси (№ 4), для специального автомобиля (№3 спец.), для грузового автомобиля повременно (№4-П), для грузового автомобиля сдельно (№ 4-С), для автобуса (№ 6) и др.

Многие программы имеют возможность распечатки путевых листов по разным формам. С практической точки зрения это может потребоваться только в организациях с небольшим количеством машин. Если число автомобилей, выходящих на линию, велико — диспетчерская служба просто не в состоянии в течение отведенного времени напечатать все путевые листы. Поэтому информация вписывается в подготовленные бланки путевых листов.

В общем случае все программы автоматизированной обработки путевой и перевозочной документации должны иметь следующие функциональные возможности:

  • диспетчерский контроль за выпуском автомобилей на линию, выходом водительского состава, выполнением сменных заданий;
  • ведение журнала диспетчера автоколонны;
  • выписка и таксировка путевых листов (сдельных, почасовых, автобусных перевозок);
  • оперативная обработка путевой и товарно-транспортной до кументации;
  • ведение табеля работы водителей и ПС;
  • учет фактического и нормативного расхода топлива по водите лям, гаражным номерам, бригадам (суточный и с начала месяца);

« учет зависимости расхода топлива от условий эксплуатации (температура воздуха, снежные заносы и т.п.);

« расчет комплекса технико-экономических показателей использования автотранспорта по маркам машин, гаражным номерам, видам перевозок и др.;

  • анализ выполнения сменно-суточных заданий водителей, пла нов перевозки по бригадам, автоколоннам, АТП, по клиентуре и т.д.;
  • формирование оперативных справок о работе водителей, бри гад, выполнении клиентурного плана.

Таблица 4.1

Сравнительный анализ ПО обработки путевой и перевозочной документации

Характеристики систем

1С-Рарус: Автотранспорт

Гектор Путевые листы

Звезда: Путевые листы

Ининг-Автопарк

Интегпрог-сервис

Информавто

Среда

Windows 95/98

DOS

DOS

Windows 95/98

DOS

DOS

Средство разработки

Настройка к

FoxPro 2.6

Клиентская

 

Clipper

MSM-

 

1C: Бухгалтерии

 

часть — Clarion,

FoxPro

 

технология

 

7.5

 

серверная —

 

 

 

 

 

 

Pervasive SQL

 

 

 

Сеть

Технология

Нет

Технология

Технология

Нет

Технология

 

файл-сервер и

 

клиент-сервер

файл-сервер

 

файл-сервер

 

клиент-сервер

 

 

 

 

 

Основные

Бухгалтерия,

Бухгалтерия,

Диспетчерская,

Технический

Технический

Диспетчер-

пользователи

диспетчерская

диспетчерская

бухгалтерия

отдел,

отдел, отдел

ская, отдел

системы

 

 

 

диспетчерская,

эксплуатации

обработки

 

 

 

 

склад запчастей

 

 

Связь с бухгалтер-

Встроена в

По з/п

По з/п

Передача

Нет

Передача

скими системами,

1C: Бухгалте-

водителей

водителей

данных только

 

данных

в том числе:

рию

 

и счетам

в собственный

 

в бухгалтерию

 

 

 

клиентов

склад

 

Инфософт

з/п водителей

Есть

Есть

Есть

Нет

Нет

Есть

выписка счетов для

Есть

В самой

Есть

Нет

Нет

Выписка

заказчиков

 

программе

 

 

 

счетов

 

 

 

 

 

 

в самой

 

 

 

 

 

 

программе

складской учет

Нет

Нет

В

Есть

Нет

В бухгалтерии

 

движения материалов

информации

 

разработке

 

 

Инфософт

 

амортизация и пе-

Есть

Нет

Есть

Нет

Нет

Есть

 

реоценка основных

 

 

 

 

 

 

 

средств

 

 

 

 

 

 

 

Взаиморасчеты:

 

 

 

 

 

 

 

с заказчиками

Есть

Есть

Есть

Есть

Нет

Есть

 

с водителями

Нет

Нет

Нет

Есть

Нет

Есть

 

по горючему

информации

 

 

 

 

 

 

Учет горючего

Есть

Есть

Есть

Есть

Есть

Есть

 

Учет масла

Нет

Нет

Нет

Нет

Есть

Нет

 

Учет износа ресурсов

Нет

Нет

Есть

Любые ресурсы

Шины,

Нет

 

 

информации

 

 

 

аккумуляторы

 

 

Аренда автомобилей

Нет

Нет

Нет

Есть

Нет

Есть

 

Учет спецтехники,

Нет

Есть

В

Есть

Есть

Есть

 

в том числе

 

 

разработке

 

 

 

 

строительных машин

 

 

 

 

 

 

 

Генератор отчетов

Нет

Нет

Есть

Нет

Нет

Нет

 

 

информации

 

 

 

 

информации

 

Наличие демоверсии

Демо-ролик

Демо-версия

Нет

Демо-версия

Демо-версия

Нет

 

 

 

и демо-ролик

 

и демо-ролик

 

 

 

Примечание

Настройка к

 

 

Хорошо развита

Система

Система тре-

 

 

1C: Бухгалте-

 

 

складская

сделана под

бует адап-

 

 

рии 7,5

 

 

система

конкретную

тации при

 

 

 

 

 

 

организацию

установке

 

 

Кроме того, на основе формирования единой БД в рамках АСУ АТП специализированное ПО выполняет следующие функциональные задачи;

- выписка счетов заказчикам за оказанные автоуслуги;

- расчет основной заработной платы, оплаты труда кондукторов, всех видов доплат и надбавок по путевому листу (за классность, продажу билетов, ночные часы, сверхурочное время, разъездной характер работы, экспедирование, ненормированный рабочий день, уборку салона и др.);

  • корректировка начислений заработной платы по алгоритмам пользователя;
  • расчет доходов АТП (по договорным тарифам и прочим фор мам);

. учет реализации автоуслуг, формирование ведомости расчетов с заказчиками, учет дебиторов и кредиторов, выписка банковских документов и т.д.

ПО должно быть снабжено удобным сервисом и доступно любому пользователю. При этом за счет обеспечения работы программы в ЛС появляются дополнительные возможности:

  • однократный ввод путевых листов и товарно-транспортных накладных обеспечивает экономию труда при получении опера тивной информации об использовании автотранспорта;
  • отказ от таксировки путевой и товарно-транспортной доку ментации обеспечивает сокращение численности управленческого персонала.

Особый интерес вызывают системы автоматизации управления АТП, в состав которых входят электронные ключи-идентификаторы (типа iButton), имеющие высокую степень надежности, и считывающие устройства для них. Ключи iButton внешне похожи на дисковую металлическую батарейку. Диаметр диска около 17 мм, толщина от 3 до 6 мм. Идентификация происходит при соприкосновении металлической поверхности ключа и считывающего устройства. Корпус рассчитан на 1 млн касаний к считывающему устройству.

При инсталляции ПО автоматизированного рабочего места диспетчера происходит его привязка к считывающему устройству, обладающему уникальным кодом. Этот код соответствует серии путевок, выдаваемых в данной диспетчерской. Нумерация путевок производится автоматически по времени их создания.

При получении путевки водитель прикасается ключом к контактному устройству, и на экран монитора выводится диалоговое окно для заполнения полей его путевого листа. Вся имеющаяся в базе данных информация (о водителе и его автомобиле) автоматически вносится в соответствующие поля путевого листа. Диспетчер выдает путевой лист, затем информация о количестве выписанного топлива считывается в память ключа iButton, принадлежащего водителю (запись информации проводится одномоментным касанием ключа и считывающего устройства). На автозаправочной станции также устанавливается считывающее устройство для ключа iButton, информация из памяти ключа поступает на компьютер оператора АЗС, и в соответствии с ней оператор производит отпуск топлива (количество выдаваемого топлива может определятся и оператором).

Комментарии закрыты.